El Panorama de KYB en México

Si trabajas con otras empresas en México, es posible que se te requiera implementar la verificación de KYB. Esta guía te ayudará a navegar por estos complejos requisitos regulatorios, a entender los mayores desafíos y a aprender cómo la automatización puede ayudar a agilizar el proceso.

Resumen - ¿Qué es KYB?

KYB o 'Know Your Business' es un requisito regulatorio que obliga a las empresas a verificar a otras empresas. Este proceso asegura que las empresas y sus propietarios sean legítimos y no estén involucrados en delitos financieros como el lavado de dinero o la financiación del terrorismo.

Un programa de cumplimiento adecuado para reforzar la prevención de lavado de dinero (PLD) y la financiación del terrorismo (FT) incluye todo lo siguiente:

• Programa de Identificación de Clientes (CIP), que incluye ‘Know Your Business’ (KYB)
• ‘Due Diligence’ de Clientes (CDD), que incluye ‘Enhanced Due Diligence’ para clientes de alto riesgo (EDD) y ‘Ongoing Due Diligence’ (ODD)
• Monitoreo de Actividades, que implica el seguimiento en tiempo real de las transacciones financieras diarias del cliente en busca de patrones inusuales o sospechosos.

¿Quién es responsable de regular KYB?

En México, las principales autoridades responsables de regular tanto las instituciones financieras como no financieras en asuntos relacionados con PLD y FT son:

• Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) a través de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV)
• Banco de México (BANXICO)

Estas autoridades colaboran con otros organismos supervisores—como la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF), la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF) y el Servicio de Administración Tributaria (SAT)—para emitir directrices regulatorias relacionadas con la Prevención de Lavado de Dinero (PLD) y la Financiación del Terrorismo (FT).
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¿Quién necesita realizar KYB?

Los procesos de KYB están regulados por la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita, también conocida como la Ley Antilavado de Dinero. En esencia, cualquier negocio que transfiera fondos a otro debe realizar KYB. Los artículos 3 y 17 de la ley mencionada establecen específicamente que este requisito se aplica, pero no se limita, a los siguientes:

Instituciones Financieras

1. Bancos
2. Instituciones de crédito
3. Casas de bolsa
4. Compañías de seguros
5. Fondos de inversión
6. Cooperativas de ahorro y préstamo
7. Instituciones fintech

Negocios No Financieros

1. Empresas de bienes raíces
2. Negocios de joyería y metales preciosos
3. Comerciantes de arte y antigüedades
4. Concesionarios o distribuidores de vehículos
5. Empresas de juegos de azar y loterías
6. Empresas de servicios mutuos y de crédito (fuera del sector financiero regulado)
7. Servicios profesionales como abogados, contadores y notarios
8. Proveedores de vehículos blindados
9. Empresas de custodia y servicios de transferencia

Otras actividades reguladas

1. Negocios de activos virtuales
2. Organizaciones sin fines de lucro
3. Agentes aduanales

¿Cuáles son los riesgos de no cumplir con las regulaciones de KYB?

1. Multas: La CNBV impone fuertes multas a empresas de todos los tamaños por incumplimiento de KYB. Estas sanciones pueden variar desde miles hasta millones de dólares estadounidenses.
2. Daño reputacional: Si se descubre que tu empresa apoya a entidades involucradas en delitos financieros o fraudes, los clientes pueden perder confianza en tu marca y acudir a la competencia.
3. Aumento del fraude: La falta de verificación puede llevar a riesgos con negocios fraudulentos que impactan directamente en tus resultados.

¿Cómo realizar KYB para asegurar un cumplimiento adecuado?

De acuerdo con las regulaciones AML mexicanas, las instituciones relevantes deben cumplir con los siguientes requisitos principales:

1. Verificar la identidad de las empresas usando documentos legales oficiales.
2. Confirmar las ocupaciones y actividades de las empresas a través de sus documentos.
3. Identificar a los representantes legales y los Beneficiarios Finales (UBOs) y obtener la documentación para verificar sus identidades.
4. Almacenar de manera segura los documentos relacionados con la identidad y actividad de cada empresa durante cinco años.
5. Presentar informes de cumplimiento mensuales, trimestrales y anuales a los reguladores y agencias gubernamentales.
6. Permitir inspecciones gubernamentales para verificar el cumplimiento de las obligaciones regulatorias.

Para cumplir con estos requisitos, las empresas deben recopilar y analizar varios documentos de cada entidad que se verifica. Estos documentos incluyen:

1. Acta Constitutiva y actualizaciones posteriores (Actas Asamblea): Estos documentos establecen la existencia de la empresa y delinean su estructura, incluyendo información sobre accionistas y la junta directiva.
2. Poder Notarial: Este documento otorga autoridad a los representantes legales de la empresa para actuar en su nombre.
3. Documentos de Identificación de los Representantes Legales: Identificación válida emitida por el gobierno para las personas con autoridad legal para actuar en nombre de la empresa.
4. Constancia de Situación Fiscal: Un certificado del SAT que verifica la situación fiscal y las obligaciones de la empresa.
5. Comprobante de Domicilio: Extractos bancarios recientes o facturas de servicios públicos que confirmen la dirección legal de la empresa.
6. Licencias Comerciales: Cuando sea aplicable, documentos que prueben el derecho legal de la empresa a operar en su industria específica.

Adicionalmente, las empresas revisan la presencia digital para verificar que la información entregada está en línea con la información pública.

Los Desafíos

1. La recopilación de documentos es un desafío y puede llevar semanas de idas y venidas con las empresas para reunir los documentos correctos. Más del 50% de las empresas inicialmente envían documentos incorrectos. Luego se persigue a estas empresas por WhatsApp o correo electrónico durante semanas, a menudo para que presenten otro documento incorrecto. Más de la mitad se retiran debido a este proceso de alta fricción. Este ir y venir es una gran pérdida de tiempo para los clientes, los equipos de operaciones y de ventas.
2. Los tiempos de aprobación son lentos. Los documentos se procesan manualmente, lo que puede llevar días o semanas para aprobar a una empresa para KYB, especialmente cuando hay solicitudes de información (RFIs). Esto crea una mala experiencia para la empresa que está siendo verificada y aumenta el riesgo de perderla ante competidores.
3. Los procesos existentes son difíciles de escalar. Escalar el lanzamiento al mercado requiere hacer crecer los equipos de operaciones y cumplimiento. Estos analistas deben ser contratados y capacitados en un proceso complejo, retrasando el crecimiento de 6 a 9 meses.
4. Las tasas de fraude siguen siendo altas. Las empresas suelen presentar documentos falsificados o forjados, lo que dificulta detectar discrepancias con la inspección manual.
5. La verificación es un proceso continuo. Las empresas requieren un monitoreo continuo después de la incorporación, lo que obliga a las instituciones financieras a repetir todos estos tediosos procesos mensualmente.

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Un agradecimiento especial a Juan Pablo López por sus profundas perspectivas sobre el marco regulatorio en México.

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